Nature du document : Édition finale
Approbation : 26/10/2021
Révision : 02

INDEX

  1. INTRODUCTION
    1.1 OBJECTIF DU CODE DE DÉONTOLOGIE
    1.2 CHAMP D’APPLICATION ET BÉNÉFICIAIRES DU CODE DE DÉONTOLOGIE
    1.3 MISSION
    1.4 VISION ÉTHIQUE
    1.5 COMPORTEMENT ÉTHIQUE
    1.6 LA VALEUR DE LA RÉPUTATION ET DES DEVOIRS FIDUCIAIRES
    1.7 LA VALEUR DE LA RÉCIPROCITÉ
    1.8 CODE DE DÉONTOLOGIE ET DÉCRET LÉGISLATIF 231/01
    1.9 STRUCTURE DU CODE DE DÉONTOLOGIE
    1.10 VALEUR CONTRACTUELLE DU CODE
    1.11 MISE À JOUR DU CODE
  2. PRINCIPES GÉNÉRAUX
    2.1 RESPECT DES LOIS ET RÉGLEMENTATIONS
    2.2 RESPONSABILITÉ
    2.3 HONNÊTETÉ
    2.4 IMPARTIALITÉ
    2.5 ÉQUITÉ
    2.6 COHÉRENCE
    2.7 TRANSPARENCE
    2.8 CONFIDENTIALITÉ
    2.9 EFFICACITÉ
    2.10 IMPLICATION ET DÉVELOPPEMENT DES EMPLOYÉS
    2.11 INTÉGRITÉ PHYSIQUE ET MORALE DE L’INDIVIDU
    2.12 SENS DU TERRITOIRE
    2.13 SYSTÈME D’INCITATION ET DE MÉRITOCRATIE
    2.14 ÉQUITÉ DE L’AUTORITÉ
    2.15 QUALITÉ DES SERVICES ET PRODUITS
    2.16 CONCURRENCE ÉQUITABLE
    2.17 RESPECT DES ENGAGEMENTS
    2.18 PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT
  3. CRITÈRES DE COMPORTEMENT
    3.1 PRINCIPES GÉNÉRAUX
    3.1.1 TRAITEMENT DE L’INFORMATION
    3.1.2 CADEAUX, PRÉSENTS ET AVANTAGES
    3.1.3 COMMUNICATION EXTERNE
    3.1.4 ENREGISTREMENTS COMPTABLES ET CONTRÔLES INTERNES
    3.1.4.1 TRANSPARENCE ET EXACTITUDE DES ENREGISTREMENTS COMPTABLES
    3.1.4.2 CONTRÔLES INTERNES

3.2 CRITÈRES DE COMPORTEMENT DANS LES RELATIONS AVEC LES ACTIONNAIRES
3.2.1 ACTIONNAIRES
3.2.2 GOUVERNANCE D’ENTREPRISE
3.2.3 RELATIONS AVEC LES ACTIONNAIRES
3.2.4 PROMOTION DE LA PARTICIPATION DES ACTIONNAIRES

3.3 CRITÈRES DE COMPORTEMENT DANS LES RELATIONS AVEC LES EMPLOYÉS ET COLLABORATEURS
3.3.1 EMPLOYÉS ET COLLABORATEURS
3.3.2 RECRUTEMENT DE PERSONNEL
3.3.3 ÉTABLISSEMENT DE LA RELATION D’EMPLOI
3.3.4 GESTION DU PERSONNEL
3.3.4.1 ÉVALUATION DU PERSONNEL
3.3.4.2 DIFFUSION DES POLITIQUES DE PERSONNEL
3.3.4.3 DÉVELOPPEMENT ET FORMATION DES RESSOURCES
3.3.4.4 GESTION DES HORAIRES DE TRAVAIL DES EMPLOYÉS
3.3.4.5 ENGAGEMENT DES COLLABORATEURS
3.3.5 INTERVENTIONS SUR L’ORGANISATION DU TRAVAIL
3.3.6 SANTÉ ET SÉCURITÉ
3.3.7 INTÉGRITÉ ET PROTECTION DE L’INDIVIDU
3.3.8 PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
3.3.9 DEVOIRS DES COLLABORATEURS
3.3.9.1 OBLIGATIONS DE COMPORTEMENT
3.3.9.2 GESTION DE L’INFORMATION
3.3.9.3 CONFLIT D’INTÉRÊT
3.3.9.4 UTILISATION DES ACTIFS DE L’ENTREPRISE

3.4 CRITÈRES DE COMPORTEMENT DANS LES RELATIONS AVEC LES CLIENTS
3.4.1 CLIENTS
3.4.2 IMPARTIALITÉ
3.4.3 CONTRATS ET COMMUNICATIONS AVEC LES CLIENTS
3.4.4 STYLE DE COMPORTEMENT DES COLLABORATEURS
3.4.5 GESTION DE LA QUALITÉ
3.4.6 ENGAGEMENT DES CLIENTS

3.5 CRITÈRES DE COMPORTEMENT DANS LES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS
3.5.1 FOURNISSEURS
3.5.2 SÉLECTION DU FOURNISSEUR
3.5.3 INTÉGRITÉ ET INDÉPENDANCE DANS LES RELATIONS
3.5.4 ÉQUITÉ DANS LA GESTION DES CONTRATS
3.5.5 PROTECTION DES ASPECTS ÉTHIQUES DANS LES FOURNITURES

3.6 CRITÈRES DE COMPORTEMENT DANS LES RELATIONS AVEC LA COMMUNAUTÉ
3.6.1 COMMUNAUTÉ
3.6.2 POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE
3.6.3 RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS PUBLIQUES
3.6.4 RELATIONS ÉCONOMIQUES AVEC LES PARTIS POLITIQUES, LES SYNDICATS ET LES ASSOCIATIONS
3.6.5 CONTRIBUTIONS ET SPONSORING

  1. MÉTHODES DE MISE EN ŒUVRE
    4.1 RESPONSABILITÉ POUR LA MISE EN ŒUVRE
    4.2 TÂCHES DE L’ORGANE DE SURVEILLANCE DANS LA MISE EN ŒUVRE ET LE CONTRÔLE DU CODE DE DÉONTOLOGIE
    4.3 COMMUNICATION ET FORMATION

4.4 REPORTING BY STAKEHOLDERS
4.5 VIOLATIONS OF THE CODE OF ETHICS AND SANCTIONS

1 INTRODUCTION

1.1 OBJECTIF DU CODE DE DÉONTOLOGIE
Ce Code de Déontologie (ci-après le « Code de Déontologie » ou simplement le « Code ») exprime les engagements et les responsabilités dans la conduite des affaires et des activités d’entreprise assumées par les collaborateurs (qu’ils soient administrateurs ou employés) des entreprises faisant partie du monde « System Group ».
La marque distinctive « System Group » représente et regroupe autour d’elle une réalité entrepreneuriale importante de la région des Marches, fondée dans les années 1970 par M. Alvaro Boscarini. Les entreprises de System Group ont toujours contribué au développement de la région, en priorisant les ressources locales et en valorisant, par la diversification des services offerts au fil des années, des réalités territoriales, telles que la gestion de la Baia di Vallugola ou l’ouverture de fermes agrotouristiques locales.
Les principes directeurs de cette initiative entrepreneuriale se sont consolidés et ancrés au fil des décennies, avec l’ajout de principes supplémentaires pour répondre aux nouvelles problématiques et besoins que le marché et le monde qui nous entoure stimulent en permanence.
Ce Code de Déontologie a été préparé pour définir de manière claire et transparente l’ensemble des valeurs auxquelles les entreprises de System Group s’inspirent, ainsi que les principes visant à guider les comportements pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
Le Code de Déontologie est un outil fondamental pour la conduite des activités d’entreprise, dont le respect est essentiel pour le bon fonctionnement, la fiabilité, la réputation et l’image des entreprises. Ses principes constituent les fondements du succès et du développement actuel et futur des entreprises.
Pour une application effective, le Code de Déontologie doit être compris comme un outil visant à guider et orienter, plutôt qu’à imposer et sanctionner. Une interprétation correcte des dispositions du Code aidera chaque destinataire à aborder les problématiques qui surgissent dans les activités quotidiennes, où les questions éthiques, les problèmes organisationnels et les décisions de gestion sont étroitement interconnectés.
Les organes administratifs des entreprises de System Group sont tenus d’approuver l’adoption de ce Code de Déontologie.

1.2 CHAMP D’APPLICATION ET DESTINATAIRES DU CODE DE DÉONTOLOGIE
Les principes et les dispositions du Code de Déontologie sont contraignants, sans exception, pour les administrateurs, auditeurs, responsables, employés et toutes les personnes qui, même si elles sont externes à l’entreprise, établissent – directement ou indirectement – une relation stable ou temporaire avec System Group.
Tous ces sujets sont collectivement désignés sous le nom de « Destinataires ». Les Destinataires sont donc tenus de respecter et, dans la mesure de leur compétence, de faire respecter les principes et les dispositions du présent Code de Déontologie.
En aucune circonstance, la prétention d’agir dans l’intérêt des entreprises System Group ne justifie l’adoption de comportements contraires à ce qui est stipulé dans ce document.
Le Code de Déontologie est valable tant en Italie qu’à l’étranger, en tenant compte des différences culturelles, sociales, économiques et réglementaires des divers pays dans lesquels les entreprises de System Group opèrent ou pourraient opérer.

1.3 MISSION
La mission des entreprises de System Group est de générer des synergies permettant aux professionnels de la conception, de la gestion et de la construction de réseaux d’identifier System Group comme un partenaire stratégique pour leur succès.

1.4 VISION ÉTHIQUE
Les entreprises de System Group visent à maintenir et à développer une relation de confiance avec leurs parties prenantes, qui désigne les individus, groupes ou institutions dont la contribution est nécessaire à la réalisation de la mission ou qui ont un intérêt dans les activités des entreprises.
Les parties prenantes incluent ceux qui réalisent des investissements liés aux activités de l’entreprise, principalement les actionnaires, puis les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires.
Dans un sens plus large, les parties prenantes incluent également les individus ou groupes, ainsi que les organisations et institutions qui les représentent, dont les intérêts sont influencés par les effets directs et indirects des activités des entreprises de System Group, comme les communautés locales et nationales où les entreprises opèrent (ci-après appelées « parties prenantes »).
La recherche d’une relation correcte et transparente avec les parties prenantes élève, garantit et protège la réputation des entreprises au sein du contexte social dans lequel elles évoluent.

1.5 COMPORTEMENT ÉTHIQUE
Le comportement éthique fait référence aux actions qui incarnent le système de valeurs défini dans ce Code.
En revanche, le comportement non éthique, qui encourage des attitudes partiales et hostiles à l’égard de l’entreprise, inclut les actions des individus ou des organisations cherchant à s’approprier les bénéfices de la collaboration d’autrui en exploitant des positions de pouvoir.
Dans la conduite des activités d’entreprise, le comportement non éthique mine la confiance entre les entreprises de System Group et leurs parties prenantes.

1.6 LA VALEUR DE LA RÉPUTATION ET DES DEVOIRS FIDUCIAIRES
Une bonne réputation est une ressource intangible et essentielle pour les entreprises de System Group.
À l’extérieur, elle favorise l’approbation sociale, les investissements des actionnaires, les relations avec les institutions, l’attraction des meilleures ressources humaines, la fidélité des clients, la tranquillité des fournisseurs et la fiabilité générale vis-à-vis des tiers.
À l’intérieur, elle contribue à la prise de décisions et à leur mise en œuvre sans friction et à l’organisation du travail sans contrôles bureaucratiques et exercices excessifs d’autorité.
Le Code de Déontologie clarifie les devoirs fiduciaires spécifiques des entreprises de System Group envers les parties prenantes.

1.7 LA VALEUR DE LA RÉCIPROCITÉ
Ce Code de Déontologie repose sur un idéal de coopération pour le bénéfice mutuel des parties concernées, tout en respectant le rôle de chacun.
Les entreprises de System Group exigent donc de chaque partie prenante qu’elle agisse à leur égard selon des principes et des règles inspirés par une idée similaire de conduite éthique.

1.8 CODE DE DÉONTOLOGIE ET DÉCRET LÉGISLATIF 231/01
Le décret législatif n° 231 du 8 juin 2001, intitulé « Réglementation de la responsabilité administrative des personnes morales, des sociétés et des associations, y compris celles sans personnalité juridique, conformément à l’article 11 de la loi n° 300 du 29 septembre 2000 », a introduit dans le système juridique italien un régime de responsabilité administrative pour les entités, pour une série de crimes explicitement listés, commis dans leur intérêt ou avantage par des personnes qui occupent, même de facto, des fonctions représentatives, de gestion ou exécutives, ou qui sont soumises à la direction ou à la surveillance de l’une de ces personnes.
Cependant, l’article 6 du décret mentionné établit que l’entité n’est pas responsable de tels crimes si elle démontre qu’elle a adopté et mis en œuvre de manière effective, avant la commission de l’infraction, des « modèles organisationnels et de gestion adaptés pour prévenir les crimes du type survenus », dans lesquels est prévue l’instauration d’un organe de contrôle interne à l’entité, chargé de superviser le fonctionnement, l’efficacité et la conformité de ces modèles, ainsi que de les mettre à jour.
Les lignes directrices promulguées et mises à jour par diverses associations soulignent qu’un élément essentiel du modèle organisationnel adopté par les entités en vertu du décret législatif n° 231 de 2001 est le Code de Déontologie, considéré comme un document officiel de l’entité, approuvé par sa plus haute autorité, contenant l’ensemble des droits, devoirs, responsabilités et règles de comportement de l’entité à l’égard des soi-disant « parties prenantes », également indépendamment et au-delà de ce qui est prévu au niveau réglementaire.
De plus, ces lignes directrices identifient certains principes fondamentaux qui doivent être contenus dans un Code de Déontologie, se référant aux comportements pertinents aux fins du décret législatif n° 231/2001 :
• L’entité doit avoir comme principe essentiel le respect des lois et des réglementations dans tous les pays où elle opère.
• Chaque opération et transaction doit être correctement enregistrée, autorisée, vérifiable, légitime, cohérente et congruente.
• L’entité doit adhérer à une série de principes de base concernant les relations avec ses interlocuteurs.
L’adoption du Code de Déontologie est d’une importance centrale pour la bonne réalisation des activités d’entreprise et constitue, en même temps, un élément indispensable dans la fonction de contrôle et de prévention des actes illégaux que les entités sont tenues d’adopter en vertu du décret législatif n° 231/2001.

1.9 STRUCTURE DU CODE DE DÉONTOLOGIE
Ce Code de Déontologie se compose de :
• Principes généraux concernant les relations avec les parties prenantes, qui définissent de manière abstraite les valeurs de référence dans les activités des entreprises de System Group.
• Critères de conduite envers chaque catégorie de parties prenantes, qui fournissent spécifiquement les lignes directrices et les règles auxquelles les collaborateurs des entreprises de System Group doivent se conformer pour respecter les principes généraux et prévenir le risque de comportements non éthiques.

 

 

1.10 LA VALEUR CONTRACTUELLE DU CODE

Le respect des dispositions du Code doit être considéré comme une partie essentielle des obligations contractuelles des employés des entreprises du System Group, conformément aux articles 2104, 2105 et 2106 du Code civil (Diligence de l’employé, Obligation de loyauté et Sanctions disciplinaires). Violée les règles de ce Code porte atteinte à la relation de confiance établie avec les entreprises et peut entraîner des mesures disciplinaires et des indemnités pour dommages, sans préjudice du respect par les travailleurs des procédures établies à l’article 7 de la loi n° 300/1970 (Statut des travailleurs), des conventions collectives de travail et du système disciplinaire adopté par l’entreprise.

1.11 MISE À JOUR DU CODE

Par résolution de l’organe administratif de chaque entreprise du System Group, le Code peut être modifié et complété, également en fonction des suggestions et des orientations de l’organe de surveillance.

2 PRINCIPES GÉNÉRAUX

Ci-dessous sont présentés les principes de référence représentant les valeurs fondamentales auxquelles les destinataires du Code doivent adhérer dans la poursuite de la mission. Les dispositions qui y sont contenues ont une valeur primordiale et absolue, et en aucune circonstance la conviction d’agir dans l’intérêt des entreprises ne justifie des comportements contraires aux principes du Code lui-même.

2.1 RESPECT DES LOIS ET RÉGLEMENTATIONS

Les entreprises considèrent comme un principe essentiel le respect des lois et réglementations en vigueur en Italie et dans tous les pays où elles opèrent. Les destinataires du Code sont tenus de se conformer au cadre juridique applicable.

En aucun cas il n’est permis de poursuivre ou de réaliser les intérêts des entreprises en violation de la loi.

Ce principe s’applique aux activités réalisées tant sur le territoire italien qu’à celles liées aux relations avec des opérateurs internationaux.

Les entreprises du System Group rejettent également toute implication avec des parties qui se livrent à des activités illicites ou sont financées par des capitaux illicites.

Les entreprises s’engagent à garantir que les parties concernées reçoivent un programme adéquat d’information et de formation sur le Code Éthique.

2.2 RESPONSABILITÉ

Dans la poursuite de la mission, le comportement de tous les destinataires de ce Code doit être guidé par l’éthique de la responsabilité.

Les destinataires doivent exercer leurs activités avec loyauté et efficacité, pleinement conscients des effets directs et indirects de leur travail.

Les entreprises du System Group s’engagent à promouvoir la sensibilisation et la valorisation des effets des processus de production dont les ressources humaines impliquées sont responsables.

La responsabilité de chaque personne est d’autant plus grande que son autorité et son pouvoir discrétionnaire dans la prise de décision sont élevés. Par conséquent, la diffusion et la mise en œuvre de ce Code dépendent de l’engagement de tous, en particulier de ceux qui détiennent le plus grand pouvoir décisionnel, dont le comportement est perçu comme exemplaire.

2.3 HONNÊTETÉ

Toutes les activités doivent être réalisées conformément au principe de l’honnêteté, en renonçant à poursuivre des intérêts personnels ou d’entreprise et à commettre des actes violant les lois applicables, ce Code de Déontologie et les règlements et procédures internes.

Les situations où un employé, un gestionnaire ou un autre destinataire pourrait tirer des bénéfices ou des profits indus d’opportunités connues pendant l’exercice de ses fonctions doivent être évitées.

En aucun cas, la poursuite des intérêts ou des avantages des entreprises du System Group ne justifie un comportement incompatible avec un parcours honnête.

2.4 IMPARTIALITÉ

Dans les décisions qui ont un impact sur les relations avec les parties prenantes (relations avec les actionnaires, sélection et gestion du personnel, organisation du travail, gestion des clients, sélection et gestion des fournisseurs, relations avec la communauté environnante et les institutions qui la représentent), les entreprises du System Group évitent toute discrimination fondée sur l’âge, le sexe, la sexualité, l’état de santé, la race, la nationalité, les opinions politiques et les croyances religieuses de leurs interlocuteurs.

2.5 JUSTICE

Dans la conduite de toute activité, il faut toujours agir dans le respect des droits des interlocuteurs, des engagements pris, et éviter les situations où les personnes impliquées dans des transactions sont, ou pourraient être, en conflit d’intérêts.

Cela inclut les cas où un collaborateur poursuit un intérêt autre que celui de la mission de l’entreprise et équilibre les intérêts des parties prenantes, ou bénéficie personnellement des opportunités commerciales de l’entreprise, ainsi que lorsque les représentants de clients, fournisseurs ou institutions publiques agissent de manière contraire aux devoirs fiduciaires associés à leur position dans leurs relations avec les entreprises du System Group.

 

 

2.6 COHÉRENCE

Chaque destinataire s’engage à appliquer de manière cohérente les valeurs et principes opérationnels de l’entreprise au quotidien, dans chaque action.

 

2.7 TRANSPARENCE

Les entreprises du System Group s’engagent à garantir la transparence dans la gestion d’entreprise, la communication et l’information.

Toutes les actions et opérations doivent être correctement enregistrées, et les processus de prise de décision, d’autorisation et de mise en œuvre doivent être vérifiables.

Chaque opération doit disposer du soutien documentaire approprié pour permettre, à tout moment, de réaliser des vérifications afin de confirmer les caractéristiques et les raisons de l’opération, ainsi que d’identifier qui a autorisé, exécuté, enregistré et vérifié l’opération.

La communication doit toujours suivre les procédures établies, être claire, compréhensible, opportune, véridique et, si elle est rendue publique, facilement accessible à tous.

Les entreprises du System Group s’engagent à fournir des informations complètes, transparentes, compréhensibles et précises, afin que les parties prenantes puissent prendre des décisions autonomes et éclairées concernant leurs relations avec les entreprises, en étant pleinement conscientes des intérêts en jeu, des alternatives et des conséquences potentielles.

2.8 CONFIDENTIALITÉ
Les entreprises du System Group garantissent la confidentialité des informations en leur possession, évitant tout usage inapproprié, et s’abstiennent de rechercher des données confidentielles, sauf en cas d’autorisation explicite et informée et dans le respect des réglementations légales en vigueur.
De plus, les employés des entreprises du System Group sont tenus de ne pas utiliser d’informations confidentielles à des fins étrangères à l’exercice de leurs activités.

2.9 EFFICACITÉ
Les entreprises du System Group s’engagent à réaliser chaque activité professionnelle en optimisant les ressources utilisées, en les valorisant et en évitant leur gaspillage, qu’il s’agisse de ressources humaines, matérielles, technologiques, énergétiques ou financières.

2.10 ENGAGEMENT ET VALEUR DES EMPLOYÉS
Les employés des entreprises du System Group sont un facteur indispensable au succès et à l’accomplissement de la mission.
C’est pourquoi les entreprises du System Group favorisent l’engagement des employés dans la réalisation des objectifs de l’entreprise, reconnaissent la contribution professionnelle des individus dans un contexte de loyauté et de confiance mutuelle, et valorisent les ressources humaines afin de maximiser leur satisfaction, d’améliorer et d’accroître les compétences de chaque employé. À cet effet, la mise en place de programmes de formation et l’attribution d’objectifs constituent le point de départ pour la croissance professionnelle de chaque employé.

2.11 INTÉGRITÉ PHYSIQUE ET MORAL DE LA PERSONNE
Les entreprises du System Group protègent l’intégrité physique et morale de leurs employés, garantissant des conditions de travail respectant la dignité individuelle et des environnements de travail sûrs et sains.
Les entreprises du System Group reconnaissent la protection de la santé et de la sécurité au travail comme une priorité fondamentale et indispensable au sein de leur structure organisationnelle.
En conséquence, les entreprises adoptent des mesures qui, selon la nature de l’activité exercée, l’expérience et la technologie, sont nécessaires pour protéger l’intégrité physique et la personnalité morale des travailleurs.
La recherche d’avantages pour l’entreprise, si elle implique ou pourrait impliquer la violation volontaire ou négligente des réglementations de santé et de sécurité, n’est jamais justifiée.
Les demandes ou menaces visant à inciter des individus à agir contre la loi et le Code Éthique, ou à adopter des comportements nuisibles aux convictions et préférences morales personnelles, ne sont pas tolérées.

2.12 SENS D’APPARTENANCE AU TERRITOIRE
Les entreprises du System Group contribuent au développement du territoire local en privilégiant les ressources locales et en valorisant, par la diversification des services offerts au fil des ans, les réalités locales. Elles sont conscientes de l’influence directe et indirecte que leurs activités peuvent avoir sur les conditions, le développement économique et social, ainsi que le bien-être général de la communauté, ainsi que de l’importance de l’acceptation sociale par les communautés dans lesquelles elles opèrent.
C’est pourquoi les entreprises du System Group ont l’intention de mener des activités visant à réaliser leur mission avec une appréciation sociale, dans le respect des communautés locales et nationales, et soutiennent des initiatives d’ordre culturel et social afin d’améliorer leur réputation et leur acceptation sociale.

2.13 SYSTÈME D’INCITATION ET DE MÉRITOCRATIE
Dans la gestion des employés et des personnes ayant des relations continues avec les entreprises du System Group, un système d’incitation basé sur la méritocratie et la croissance progressive à la fois de l’employé et de l’entreprise est garanti. Chaque entreprise est tenue d’appliquer un tel système d’incitation.

2.14 JUSTICE DE L’AUTORITÉ
Dans la gestion des relations impliquant l’établissement de relations hiérarchiques, en particulier avec les employés, les entreprises du System Group s’engagent à garantir que l’autorité soit exercée avec équité et correction, évitant tout abus.
En particulier, les entreprises garantissent que l’autorité ne se transforme pas en abus de pouvoir portant atteinte à la dignité et à l’autonomie des employés, et que les choix d’organisation du travail préservent la valeur des employés.

2.15 QUALITÉ DES SERVICES ET DES PRODUITS
Les entreprises du System Group orientent leurs actions vers la pleine satisfaction de leurs clients, en écoutant les demandes pouvant contribuer à améliorer la qualité des produits et services.
Elles s’engagent à poursuivre des améliorations en qualité et en innovation des produits et services, en allouant de l’attention et des ressources à l’utilisation de technologies avancées et de techniques innovantes.

2.16 CONCURRENCE LOYALE
Lorsque correcte et équitable, la concurrence permet la maximisation de l’utilité sociale par l’optimisation économique.
Les entreprises du System Group visent à développer la valeur de la concurrence loyale, en adoptant des principes d’équité et de saine concurrence tant vis-à-vis de tous les opérateurs du marché que de toutes les ressources internes de l’entreprise.

2.17 RESPECT DES ENGAGEMENTS
Les entreprises du System Group s’engagent à mener leurs activités en respectant pleinement les engagements pris envers les fournisseurs, les clients et leurs propres employés.

2.18 PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT
L’environnement est un bien primordial que les entreprises du System Group visent à protéger dans l’exercice de leurs activités. À cet égard, elles s’engagent à gérer leurs processus selon des critères de protection de l’environnement et d’efficacité, en identifiant, gérant et contrôlant les aspects environnementaux, ainsi qu’en utilisant de manière rationnelle les ressources énergétiques et en minimisant les émissions, suivant un modèle de développement compatible avec le territoire et l’environnement.

3 CRITÈRES DE CONDUITE

3.1 GÉNÉRALITÉS

3.1.1 GESTION DE L’INFORMATION
Les entreprises du System Group traitent les informations des parties prenantes dans le respect total de la confidentialité et de la vie privée des personnes concernées.
À cette fin, des politiques et procédures spécifiques de protection de l’information sont appliquées et constamment mises à jour ; en particulier, les entreprises du System Group :
• Définissent une organisation pour le traitement de l’information qui garantit la séparation correcte des rôles et des responsabilités ;
• Clasifient l’information en fonction des niveaux croissants de criticité et adoptent des contre-mesures appropriées à chaque étape de traitement ;
• Exigent que les tiers impliqués dans le traitement de l’information signent des accords de confidentialité.
Le traitement des données personnelles des parties prenantes (les « personnes concernées ») est effectué conformément au Règlement UE 2016/679 (RGPD) et aux lois nationales applicables.

3.1.2 CADEAUX, HOSPITALITÉ ET AVANTAGES
Aucune forme de cadeau n’est autorisée si elle peut même être interprétée comme dépassant les pratiques normales d’affaires ou de courtoisie ou visant à obtenir un traitement favorable dans le cadre de toute activité liée aux entreprises du System Group.
Un cadeau est compris comme tout type de bénéfice (par exemple, participation gratuite à des conférences, promesses d’offres d’emploi, etc.).
Cette disposition concerne à la fois les cadeaux promis ou offerts et ceux reçus, et il n’y a aucune exception, même dans les pays où l’offre de cadeaux de valeur aux partenaires commerciaux est courante.
En particulier, toute forme de cadeau à des représentants gouvernementaux, des fonctionnaires publics ou des employés du service public, ou à leurs familles, qui pourrait influencer un jugement indépendant ou induire un avantage est interdite.
Les cadeaux des entreprises du System Group sont destinés à promouvoir l’image de marque des entreprises du System Group.
Les cadeaux offerts, à l’exception de ceux de faible valeur, doivent être correctement documentés pour permettre des contrôles et être autorisés par le responsable de la fonction concernée, qui doit donner une notification préalable. Ceux qui reçoivent des cadeaux ou des avantages non permis par les catégories autorisées doivent en informer l’Organe de Contrôle, qui évaluera l’opportunité et informera l’expéditeur de la politique de l’entreprise en la matière.

3.1.3 COMMUNICATION AVEC LES PARTIES EXTERNES
La communication des entreprises du System Group avec leurs parties prenantes (y compris par les médias de masse) repose sur le respect du droit à l’information ; il n’est en aucun cas permis de diffuser des informations fausses ou biaisées.
Chaque activité de communication doit être conforme aux lois, règles, pratiques de conduite professionnelle, et être menée avec clarté, transparence et dans les délais.
Pour garantir la complétude et la cohérence de l’information, les relations avec les médias doivent uniquement être gérées en coordination avec le département responsable ou la direction générale.

3.1.4 ENREGISTREMENTS COMPTABLES ET CONTRÔLES INTERNES

3.1.4.1 TRANSPARENCE ET EXACTITUDE DES ENREGISTREMENTS COMPTABLES
Les enregistrements comptables doivent être transparents, basés sur la vérité, la précision et la complétude des informations afin d’assurer la fiabilité du système administratif-comptable et la représentation correcte de la situation économique, patrimoniale et financière de l’entreprise dans les documents internes, les états financiers et autres communications sociales, ainsi que dans les informations fournies aux parties prenantes. Tous les destinataires sont tenus de coopérer pour garantir que les données de gestion soient correctement représentées et promptement enregistrées dans les registres comptables.
Les preuves comptables doivent être basées sur des informations précises et vérifiables et respecter pleinement les procédures internes relatives à la comptabilité.
Chaque enregistrement comptable doit refléter exactement ce qui est soutenu par la documentation pertinente, qui doit être soigneusement conservée pour une vérification éventuelle.
Aucune entrée comptable fausse ou artificielle ne peut être incluse dans les enregistrements comptables de l’entreprise pour quelque raison que ce soit. Aucun employé ne doit participer à des activités conduisant à de telles actions illégales, même si cela est demandé par un supérieur.
Les destinataires qui prennent connaissance d’omissions, de falsifications ou de négligences dans les enregistrements comptables ou la documentation de soutien doivent immédiatement en informer leur supérieur et l’Organe de Contrôle établi en vertu du décret législatif 231/2001.
Le personnel qui est tenu de faire des estimations à des fins de comptes financiers doit opérer avec des critères de prudence, soutenus par des connaissances techniques comptables ou une expertise sectorielle spécifique, et en tout cas avec la diligence exigée des experts du secteur.

3.1.4.2 CONTRÔLES INTERNES
L’existence d’un système de contrôles internes adéquat est une valeur reconnue par les entreprises du System Group pour la contribution qu’il apporte à l’amélioration de l’efficacité des affaires.
Les contrôles internes concernent tous les outils conçus pour guider, gérer et vérifier les activités de l’entreprise afin de garantir le respect des lois et des procédures internes, la réalisation des intérêts commerciaux, et de fournir des données comptables et financières précises et complètes.
Chaque niveau de la structure organisationnelle est responsable de contribuer à la création d’un système de contrôle interne efficace et efficient. Tous les employés des entreprises du System Group, dans leurs fonctions, sont responsables de la définition et du bon fonctionnement du système de contrôle de l’entreprise. Ils sont tenus de signaler à leur supérieur et à l’Organe de Contrôle toute omission, falsification ou irrégularité dont ils ont connaissance.
À un niveau centralisé, il existe un Bureau du Contrôle de Gestion, et chaque entreprise du System Group dispose de procédures spécifiques pour la communication et l’analyse des données.

3.2 CRITÈRES DE CONDUITE DANS LES RELATIONS AVEC LES ACTIONNAIRES

3.2.1 ACTIONNAIRES
Un actionnaire de chaque société du System Group est toute personne détenant des actions ou du capital dans l’entreprise.

3.2.2 GOUVERNANCE D’ENTREPRISE
Les stratégies des entreprises du System Group sont définies et mises en œuvre périodiquement par les groupes de coordination suivants :
• CONSEIL D’ADMINISTRATION, qui comprend la Propriété et la Direction Générale ;
• Comité de Direction Élargi pour les Responsables (personnes clés et responsables de secteur) ;
• Groupes de Coordination d’Entreprise, composés du Responsable d’Entreprise et des Responsables de Fonction individuels.

L’activité des organes sociaux individuels repose sur le respect total des règles établies par le Statut de l’Entreprise, le Règlement Interne, ainsi que la législation nationale et européenne en vigueur.
Le système de gouvernance d’entreprise a pour objectifs :
• Maximiser la valeur de l’entreprise à moyen et long terme, afin d’accroître les bénéfices pour les actionnaires et les générations futures ;
• Distribuer les bénéfices conformément aux dispositions statutaires ;
• Respecter les droits des actionnaires ;
• Contrôler les risques liés à l’activité ;
• Gérer l’entreprise de manière socialement responsable ;
• Sauvegarder les actifs de l’entreprise.

L’exercice de la gouvernance d’entreprise dans les sociétés du System Group est inspiré par le principe de diligence et est incompatible avec l’exploitation, à des fins personnelles ou de groupe, des informations privilégiées accessibles aux actionnaires.
Les actionnaires des entreprises du System Group s’engagent à respecter les décisions prises par les organes de gouvernance dans le cadre des pouvoirs qui leur sont conférés.
Les opportunités d’influencer la gouvernance de l’entreprise sont égales pour tous les actionnaires. Par conséquent, il est interdit à des groupes d’actionnaires spécifiques de s’organiser pour obtenir un traitement préférentiel en échange de leur soutien à ceux qui détiennent le pouvoir.

3.2.3 RELATION AVEC LES ACTIONNAIRES
Les activités des entreprises du System Group reposent sur la participation démocratique des actionnaires à l’exercice de la propriété et du contrôle social.
Pour cette raison, System Group s’engage à garantir à tous les actionnaires un accès égal à l’information, favorisant ainsi une participation large et éclairée des actionnaires dans les décisions relevant de leur compétence.

3.2.4 VALORISATION DE LA PARTICIPATION DES ACTIONNAIRES
Les entreprises du System Group concentrent leurs activités sur la satisfaction et la protection de leurs actionnaires, en veillant à ce que la performance économique préserve et augmente la valeur de l’entreprise pour renforcer le bénéfice que les actionnaires tirent de leur participation à l’entreprise.

3.3 CRITÈRES DE CONDUITE DANS LES RELATIONS AVEC LES EMPLOYÉS ET LES COLLABORATEURS

3.3.1 EMPLOYÉS ET COLLABORATEURS
Dans ce Code, un employé ou collaborateur est défini comme toute personne, quelle que soit la qualification juridique de la relation, ayant une relation de travail avec les entreprises du System Group visant à atteindre les objectifs de l’entreprise.

3.3.2 SÉLECTION DU PERSONNEL
L’évaluation du personnel pour l’embauche est effectuée en fonction de la correspondance entre les profils des candidats et les besoins de l’entreprise, en garantissant l’égalité des chances pour toutes les parties intéressées.
Les informations demandées lors du processus de sélection et d’embauche sont strictement liées à la vérification des aspects du profil professionnel et psychologique, tout en respectant la vie privée et les opinions du candidat, et en adhérant aux principes de confidentialité conformément au Règlement UE 2016/679 (RGPD) et à la législation nationale applicable.
Lors du processus de sélection et d’embauche, la fonction responsable de l’entreprise, dans la limite des informations disponibles, adopte des comportements visant à éviter tout favoritisme, népotisme ou forme de clientélisme (par exemple, en s’assurant que le recruteur n’est pas lié au candidat).

3.3.3 ÉTABLISSEMENT DE LA RELATION DE TRAVAIL
Le personnel est embauché avec un contrat de travail régulier ; aucune forme de non-conformité ou d’évasion des réglementations en vigueur n’est tolérée.
Lors de l’établissement de la relation de travail, chaque collaborateur reçoit des informations détaillées sur :
• Les caractéristiques du rôle et les tâches à accomplir ;
• Les éléments juridiques et salariaux, tels que régis par la convention collective nationale en vigueur ;
• Les règles et procédures à suivre pour éviter les risques sanitaires potentiels liés à l’activité professionnelle ;
• Ce Code de déontologie.

Ces informations sont fournies au collaborateur de manière à garantir que l’acceptation du rôle soit fondée sur une compréhension claire.

3.3.4 GESTION DU PERSONNEL

3.3.4.1 ÉVALUATION DU PERSONNEL
Les entreprises du System Group évitent toute forme de discrimination à l’égard de leurs collaborateurs.
Dans les processus de gestion et de développement du personnel, ainsi que lors de la sélection, les décisions sont basées sur la correspondance entre les profils attendus et ceux possédés par les collaborateurs (par exemple, dans les cas de promotion ou de transfert) et/ou sur des considérations basées sur le mérite (par exemple, l’attribution de primes basées sur les résultats obtenus).
L’accès aux rôles et aux postes est également déterminé par les compétences et les capacités ; de plus, dans la mesure où cela est compatible avec l’efficacité globale du travail, la flexibilité dans l’organisation du travail est encouragée pour faciliter la gestion des congés de maternité et des soins aux enfants en général.
L’évaluation des collaborateurs est effectuée de manière élargie, impliquant les responsables, la fonction RH, et, lorsque cela est possible, les personnes ayant interagi avec la personne évaluée.
Dans la limite des informations disponibles et de la protection de la vie privée, la fonction RH travaille à prévenir le favoritisme, le clientélisme ou le népotisme (par exemple, en excluant les relations hiérarchiques entre des collaborateurs liés par des liens de parenté).

3.3.4.2 DIFFUSION DES POLITIQUES DE PERSONNEL
Les politiques de gestion du personnel sont mises à la disposition de tous les collaborateurs par le biais des outils de communication interne.

3.3.4.3 VALORISATION ET FORMATION DES RESSOURCES
Les managers travaillent à valoriser toutes les compétences présentes au sein des entreprises du System Group, en prenant des mesures pour favoriser le développement et la croissance de leurs collaborateurs.
À cet égard, la communication des managers concernant les points forts et les points faibles des collaborateurs est particulièrement importante, afin que le collaborateur puisse viser à améliorer ses compétences, y compris grâce à des formations ciblées.
Les entreprises du System Group, afin de valoriser des compétences spécifiques et de maintenir la valeur professionnelle de leurs employés, fournissent à tous les collaborateurs les outils nécessaires en matière d’information et de formation.
Une formation institutionnelle est dispensée à des moments spécifiques de la carrière de l’employé dans l’entreprise (par exemple, les nouveaux embauchés sont introduits à l’entreprise et à ses activités) et des formations récurrentes sont proposées au personnel opérationnel.
Les entreprises du System Group se concentrent sur la croissance professionnelle de leurs collaborateurs par le biais d’activités de formation. L’autonomisation des employés et leur implication dans la croissance de l’entreprise garantissent l’application d’un système d’incitation basé sur la méritocratie. Chaque entreprise individuelle est donc tenue d’appliquer un système d’incitation.

3.3.4.4 GESTION DES HORAIRES DE TRAVAIL DES EMPLOYÉS
Chaque manager est responsable d’optimiser les horaires de travail des employés en demandant des performances conformes à leurs tâches et aux plans d’organisation du travail.
Il constitue un abus de pouvoir de demander, comme un acte dû à un supérieur hiérarchique, des performances, des faveurs personnelles ou tout comportement qui constituerait une violation de ce Code de déontologie.

3.3.4.5 ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS
L’engagement des employés dans les activités professionnelles est encouragé, y compris par des moments de participation à des discussions et des décisions visant à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Les employés doivent participer à ces moments avec un esprit collaboratif et une indépendance de jugement.
L’écoute des différents points de vue, conformément aux besoins de l’entreprise, permet au manager de prendre des décisions finales ; cependant, l’employé doit toujours contribuer à la mise en œuvre des activités établies.

3.3.5 INTERVENTIONS DANS L’ORGANISATION DU TRAVAIL
En cas de réorganisation du travail, la valeur des ressources humaines est protégée en offrant, si nécessaire, des actions de formation et/ou de reconversion professionnelle.
De plus, en cas de nouveaux événements ou imprévus, qui doivent être explicitement définis, les employés peuvent être affectés à des tâches différentes de celles qu’ils effectuaient auparavant, en veillant à ce que leurs compétences professionnelles soient préservées

3.3.6 SANTÉ ET SÉCURITÉ
Les entreprises du System Group s’engagent à promouvoir et consolider une culture de la sécurité en développant la prise de conscience des risques et en encourageant les comportements responsables de tous les collaborateurs.
De plus, elles œuvrent pour préserver la santé et la sécurité des employés et de toutes les personnes ayant accès aux locaux et installations de l’entreprise, en particulier par des actions préventives.
À cette fin, des interventions techniques et organisationnelles sont mises en œuvre, notamment:
• L’introduction d’un système intégré de gestion des risques et de la sécurité visant à identifier les principales difficultés des processus et des ressources à protéger, conformément au décret législatif 81/2008 ;
• L’adoption des meilleures technologies ;
• Le suivi et la mise à jour des méthodologies de travail ;
• La fourniture d’actions de formation et de communication.

  • Lorsque cela est jugé nécessaire, les organes administratifs individuels peuvent décider d’adopter des systèmes de gestion spécifiques conformément à la norme internationale UNI ISO 45001. Ces systèmes de gestion seront appliqués en synergie avec ce Code de déontologie et tout Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle adopté conformément au décret législatif 231/2001.

 

  • 3.7 INTÉGRITÉ ET PROTECTION DE L’INDIVIDU
    L’intégrité morale des employés est protégée en garantissant des conditions de travail respectueuses de la dignité humaine. Pour cette raison, les entreprises du System Group préservent les employés contre les actes de violence psychologique et luttent contre toute forme de comportement discriminatoire ou nuisible à l’égard de l’individu, de ses croyances et de ses préférences (par exemple, en cas d’insultes, menaces, isolement, intrusion excessive ou limitations professionnelles).
  • 3.8 PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
    La vie privée des employés est protégée par l’adoption de normes qui spécifient les informations que l’entreprise demande aux employés et les méthodes de traitement et de stockage de ces données.
    Toute enquête sur les idées, les préférences, les goûts personnels et, en général, la vie privée des employés est exclue.
    Ces normes interdisent également, sauf dans les cas prévus par la loi, la communication/diffusion de données personnelles conformément au Règlement UE 2016/679 (RGPD) et établissent des règles permettant à chaque employé de surveiller le respect des réglementations sur la protection de la vie privée.
  • 3.9 DEVOIRS DES EMPLOYÉS
  • 3.9.1 OBLIGATIONS DE CONDUITE
    Les employés doivent agir loyalement pour remplir les obligations prévues par le contrat de travail et telles qu’énoncées dans ce Code de déontologie, en garantissant la performance requise.

 

  • 3.9.2 GESTION DE L’INFORMATION
    Les employés doivent être conscients des politiques de l’entreprise en matière de sécurité de l’information et les mettre en œuvre pour garantir son intégrité, sa confidentialité et sa disponibilité.
    Ils sont tenus de traiter leurs documents en utilisant un langage clair, objectif et exhaustif, permettant la vérification par leurs collègues, managers ou parties externes autorisées à faire de telles demandes.
  • 3.9.3 CONFLIT D’INTÉRÊTS
    Tous les employés des entreprises du System Group doivent éviter les situations et les activités où des conflits d’intérêts pourraient survenir et s’abstenir de tirer des avantages personnels des opportunités commerciales dont ils ont connaissance dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.
    À titre d’exemple et sans limitation, les situations suivantes peuvent entraîner un conflit d’intérêts :
    • Occuper un poste de direction (PDG, directeur, responsable de département) et avoir des intérêts économiques avec des fournisseurs, clients ou concurrents (par exemple, la possession d’actions, des rôles professionnels, etc.), même par l’intermédiaire de membres de la famille ;
    • Gérer des relations avec des fournisseurs et travailler, même par l’intermédiaire d’un membre de la famille, avec les mêmes fournisseurs;
    • Accepter de l’argent ou des faveurs de la part de personnes ou d’entreprises qui sont ou qui comptent s’engager dans des relations commerciales avec les entreprises du System Group.

 

  • Si un employé se trouve dans une situation qui pourrait, même potentiellement, constituer ou mener à un conflit d’intérêts, il doit en informer son manager, qui, selon les procédures prescrites, en informera l’organe de supervision, lequel évaluera la situation au cas par cas.
    De plus, conformément à leur contrat de travail actuel, les employés sont tenus d’informer leur manager de toute activité extérieure dans laquelle ils sont impliqués, si ces activités peuvent sembler entrer en conflit avec les intérêts de l’entreprise.
  • 3.9.4 UTILISATION DES BIENS DE L’ENTREPRISE
    Chaque employé doit agir avec diligence pour protéger les biens de l’entreprise en suivant des comportements responsables et en respectant les procédures opérationnelles conçues pour régir leur utilisation, en garantissant la documentation appropriée de leur utilisation.
    En particulier, chaque employé doit :
    • Utiliser les biens qui lui sont confiés avec soin et parcimonie ;
    • Éviter l’utilisation abusive des biens de l’entreprise qui pourrait causer des dommages ou réduire l’efficacité, ou qui contredirait les intérêts de l’entreprise.
  • Chaque employé est responsable de la protection des ressources qui lui sont confiées et doit informer rapidement les unités pertinentes de l’entreprise de toute menace ou événement dommageable potentiel.
    Les entreprises du System Group se réservent le droit de prévenir l’utilisation abusive de leurs biens et infrastructures en employant divers systèmes de détection des données et méthodes de contrôle opérationnel, ainsi que des mesures d’analyse des risques et de prévention, tout en respectant les lois applicables concernant la confidentialité de l’information (par exemple, les réglementations sur la vie privée, le statut des travailleurs, etc.).
  • Concernant les applications informatiques, chaque employé est tenu de:
    Respecter strictement les politiques de sécurité de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement et la protection des systèmes informatiques.
  • S’abstenir d’envoyer des e-mails menaçants ou offensants, d’utiliser un langage inapproprié ou de faire des commentaires susceptibles d’offenser des individus ou de nuire à la réputation de l’entreprise;
    • Ne pas naviguer sur des sites web à contenu indécent ou offensant;
    • Suivre le « Règlement technique pour l’utilisation des outils de travail ».
  • 4 CRITÈRES DE CONDUITE EN RELATION AVEC LES CLIENTS
  • 4.1 CLIENTS
    Un client est toute personne qui utilise les produits ou services des entreprises du System Group, sous quelque forme que ce soit.
  • 4.2 IMPARTIALITÉ
    Les entreprises du System Group s’engagent à ne pas discriminer arbitrairement leurs clients dans l’exercice de leurs activités.
  • 4.3 CONTRATS ET COMMUNICATIONS AVEC LES CLIENTS
    Les contrats et les communications avec les clients (y compris les messages publicitaires) sont:
    • Clairs et simples, formulés dans un langage aussi proche que possible de celui utilisé normalement par les interlocuteurs ;
    • Conformes à la réglementation en vigueur, en évitant toute pratique évasive ou malhonnête;
    • Complets, ne omettant aucun élément pertinent pour la prise de décision du client.
    Le but et les destinataires des communications déterminent, au cas par cas, le choix des canaux de communication les plus appropriés pour transmettre le contenu, en évitant toute pression excessive ou sollicitation, et en garantissant qu’aucun outil publicitaire trompeur ou mensonger ne soit utilisé.

 

  • 4.4 STYLE DE COMPORTEMENT DES EMPLOYÉS
    Le style de comportement des entreprises du System Group envers les clients repose sur la disponibilité, le respect et la courtoisie, visant à favoriser une relation collaborative et hautement professionnelle.
    Chaque employé doit donc :
    • Suivre les procédures internes pour la gestion des relations avec les clients ;
    • Fournir un service efficace et courtois dans les limites des accords contractuels, offrant des produits et services qui répondent aux attentes et aux besoins du client ;
    • Fournir des informations précises et complètes sur les produits et services pour aider le client à prendre des décisions éclairées.

 

  • 4.5 GESTION DE LA QUALITÉ
    Les entreprises du System Group s’engagent à garantir des normes de qualité adéquates pour les services et produits offerts, basées sur des niveaux prédéfinis, et à surveiller périodiquement la qualité perçue.
    Elles s’engagent à s’assurer que les services fournis et les produits vendus aux clients respectent les normes de qualité prédéfinies.
    Lorsque cela est jugé nécessaire, les organes administratifs individuels peuvent décider d’adopter des systèmes de gestion spécifiques conformément à la norme internationale UNI EN ISO 9001. Ces systèmes de gestion seront appliqués en synergie avec ce Code de déontologie et tout Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle adopté conformément au décret législatif 231/2001.

 

  • 4.6 ENGAGEMENT DES CLIENTS
    Les entreprises du System Group s’engagent à répondre aux suggestions et aux plaintes des clients ainsi qu’aux associations qui représentent leurs intérêts, en utilisant des systèmes de communication appropriés et en temps utile.
    Chaque entreprise du System Group est responsable d’informer ses clients dès réception de leurs communications et de fournir un calendrier pour les réponses, qui doit être bref et clairement défini.

 

  • 5 CRITÈRES DE CONDUITE EN RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
  • 5.1 FOURNISSEURS
    Les fournisseurs sont ceux qui fournissent des biens, des services, des prestations et des ressources nécessaires à la réalisation des activités et à la fourniture des services.

 

  • 5.2 SÉLECTION DES FOURNISSEURS
    Les processus d’approvisionnement pour les biens et services visent à obtenir le maximum d’avantage compétitif et à garantir l’égalité des chances pour chaque fournisseur. Ils sont également basés sur des comportements précontractuels et contractuels qui reflètent les principes essentiels de loyauté mutuelle, de transparence et de collaboration.
    En particulier, les employés du System Group impliqués dans ces processus sont tenus de :
    • Ne pas exclure toute personne répondant aux critères requis de la possibilité de participer aux appels d’offres, en adoptant des critères objectifs et documentables lors de la sélection des candidats ;
    • Assurer une concurrence suffisante lors de la phase de sélection des fournisseurs en considérant un pool approprié de candidats (par exemple, en tenant compte d’au moins trois entités juridiques) ; toute exception doit être autorisée et documentée.
    Dans tous les cas, si le fournisseur adopte des comportements non conformes aux principes généraux de ce Code au cours de ses activités, les entreprises du System Group sont autorisées à prendre les mesures appropriées, allant jusqu’à exclure des collaborations futures.
  • 5.3 INTÉGRITÉ ET INDÉPENDANCE DANS LES RELATIONS
    La conclusion d’un contrat avec un fournisseur doit toujours être fondée sur des relations d’une clarté absolue, en évitant, lorsque cela est possible, des formes de dépendance.
    Par exemple, et non limité à :
    • Tout contrat dont l’exécution est répétée et/ou fragmentée (par exemple, des contrats à long terme) et dont la valeur est significative doit être constamment surveillé ;
    • Les projets à long terme sont généralement évités, préférant des contrats à court terme avec des renouvellements et des révisions des prix, ou des contrats de conseil sans transfert de connaissances adéquat, etc. ;
    • Il n’est pas considéré comme correct de faire pression sur un fournisseur pour qu’il signe un contrat défavorable avec la promesse d’un contrat ultérieur plus avantageux.
    Pour garantir une transparence maximale et une efficacité dans le processus d’approvisionnement, le System Group met en œuvre :
    • La séparation des rôles entre l’unité demandeuse et l’unité signataire du contrat ;
    • Une traçabilité adéquate des décisions prises ;
    • La conservation des informations et des documents contractuels pendant les périodes spécifiées par les lois applicables et mentionnées dans les procédures internes d’approvisionnement.
    Enfin, pour garantir la transparence des relations, les entreprises du System Group ont mis en place un système de surveillance des structures de propriété et des performances de leurs fournisseurs.
  • 5.4 JUSTICE DANS LA GESTION DES CONTRATS
    La gestion des contrats avec les fournisseurs repose sur l’équité, en évitant tout abus potentiel. Le fournisseur est correctement et rapidement informé des caractéristiques de l’activité, des modalités de paiement et des délais en conformité avec les lois applicables et les attentes de la partie prenante, en fonction des circonstances, des négociations et du contenu du contrat.
    Le respect des obligations contractuelles par le fournisseur doit se faire dans le respect des principes d’équité, de diligence et de bonne foi, et doit être réalisé conformément aux règlements en vigueur.

 

  • 5.5 PROTECTION DES ASPECTS ETHIQUES DANS L’APPROVISIONNEMENT
    Les violations des principes généraux du Code de déontologie entraînent des mécanismes de sanction, destinés également à prévenir la commission de crimes liés aux activités de l’entreprise.
    À cette fin, des clauses spécifiques sont incluses dans les contrats individuels.
    En particulier, les contrats avec des fournisseurs issus de pays « à haut risque », tels que définis par des organisations reconnues, incluent des clauses contractuelles prévoyant :
    • Une auto-certification du fournisseur attestant de sa conformité avec des obligations sociales spécifiques (par exemple, des mesures garantissant le respect des droits fondamentaux des travailleurs, des principes d’égalité de traitement et de non-discrimination, la protection contre le travail des enfants)
  • La possibilité d’effectuer des actions de contrôle au sein des unités de production ou des sites opérationnels de l’entreprise fournisseuse pour vérifier la conformité à ces exigences.

 

  • 6 CRITÈRES DE CONDUITE EN RELATION AVEC LA COMMUNAUTÉ
  • 6.1 COMMUNAUTÉ
    Le terme « communauté » désigne le système composé du territoire, de la communauté et des institutions.
    Le territoire fait référence à un espace physique spécifique, avec ses besoins naturels et historiques.
    La communauté désigne le groupe de personnes qui vivent et travaillent sur ce territoire.
    Les institutions sont les entités qui permettent le fonctionnement de la communauté et des autres formes d’organisation sociale.
    Les critères de conduite en relation avec la communauté sont définis dans les paragraphes suivants.
  • 6.2 POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE
    En matière de protection de l’environnement, les entreprises du System Group définissent des politiques environnementales et des stratégies de développement industriel durable, établissant des lignes directrices pour leur mise en œuvre au sein de l’entreprise et promouvant les instruments suivants de politique environnementale :
    • Conformité avec la législation environnementale ;
    • Engagement à minimiser les impacts environnementaux négatifs générés par les activités et installations de l’entreprise ;
    • Garantie de la bonne application des technologies utilisées pour atténuer les impacts environnementaux et, lorsque cela est possible, recherche d’amélioration de ces technologies ou adoption de technologies plus avancées ;
    • Implication, participation et sensibilisation de tout le personnel pour une pleine appropriation de la politique et des objectifs de l’entreprise, afin de développer une culture environnementale axée sur la prévention ;
    • Fourniture d’informations et de formations adéquates à tout le personnel sur les exigences environnementales applicables à leur rôle au sein de l’entreprise, et sensibilisation sur le fait qu’un comportement inapproprié peut avoir des impacts négatifs sur l’environnement ;
    • Définition de tout accord volontaire avec les institutions et associations environnementales et sectorielles.
    Lorsque cela est jugé approprié, les organes administratifs individuels peuvent décider d’adopter des systèmes de gestion spécifiques conformes à la norme internationale UNI EN ISO 14001. Ces systèmes de gestion seront appliqués en synergie avec ce Code de déontologie et tout Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle adopté conformément au décret législatif 231/2001.
  • 6.3 RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS PUBLIQUES
    Les relations avec les institutions publiques aux niveaux local, national et international, visant à préserver les intérêts globaux des entreprises du System Group et liées à la mise en œuvre de leurs programmes, sont réservées exclusivement aux fonctions et responsabilités spécifiquement déléguées.
    Ces relations doivent être orientées vers une transparence maximale, l’équité, la rigueur et la cohérence, en évitant tout comportement collusoire.
    Lorsque cela est jugé approprié, les organes administratifs individuels peuvent décider d’adopter des systèmes de gestion spécifiques conformes à la norme internationale UNI ISO 37001, visant à prévenir la corruption. Ces systèmes de gestion seront appliqués en synergie avec ce Code de déontologie et tout Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle adopté conformément au décret législatif 231/2001.

 

  • 6.4 RELATIONS ÉCONOMIQUES AVEC LES PARTIS POLITIQUES, LES SYNDICATS ET LES ASSOCIATIONS
    Les entreprises du System Group ne financent pas les partis politiques, que ce soit en Italie ou à l’étranger, leurs représentants ou candidats, ni ne sponsorisent de congrès ou événements uniquement à des fins de propagande politique. Elles s’abstiennent de toute pression directe ou indirecte sur les représentants politiques.
    Lorsque, pour des raisons strictement liées à la présence de l’entreprise sur le territoire, il est jugé approprié de réaliser de telles interventions, la fonction compétente doit demander l’approbation préalable du Corps de Surveillance, qui évaluera chaque cas individuellement.
    Les entreprises du System Group ne fournissent pas de contributions à des organisations où un conflit d’intérêts pourrait exister ; cependant, la coopération, y compris financière, est possible avec de telles organisations pour des projets spécifiques, à condition que le but soit en accord avec la mission de l’entreprise et que la destination des ressources soit claire et documentable. La décision sur la pertinence de l’initiative revient à la Direction générale.

 

  • 6.5 CONTRIBUTIONS ET SPONSORISATIONS
    Les entreprises du System Group peuvent participer aux demandes de contributions limitées aux propositions provenant d’entités et associations à but non lucratif ayant des statuts et chartes régulières, ayant une grande valeur culturelle, sociale ou caritative, ou, dans tous les cas, impliquant un nombre significatif de citoyens.
    Les activités de parrainage, pouvant couvrir des thèmes sociaux, environnementaux, sportifs, de loisirs et artistiques, sont réservées aux événements garantissant la qualité, ou pour lesquels les entreprises du System Group peuvent collaborer à la conception afin d’assurer l’originalité et l’efficacité.
    Dans tous les cas, lors de la sélection des propositions à soutenir, une attention particulière doit être portée aux éventuels conflits d’intérêts personnels ou d’entreprise.
    La gestion des contributions et des parrainages est régie par une procédure spécifique de l’entreprise.
  • 4 MÉTHODES DE MISE EN ŒUVRE
  • 1 RESPONSABILITÉ DE MISE EN ŒUVRE

Toutes les responsabilités liées à la diffusion et à la mise en œuvre de ce Code sont réservées à l’Organe Administratif de chaque entreprise individuelle du System Group.
Pour l’exécution des activités nécessaires à l’application de ce Code, des compétences spécifiques sont attribuées au Corps de Surveillance, nommé uniquement après l’adoption du Modèle 231/2001 par l’entreprise individuelle, comme spécifié dans les paragraphes suivants.

 

  • 2 DEVOIRS DU CORPS DE SURVEILLANCE EN MATIÈRE DE MISE EN ŒUVRE ET DE CONTRÔLE DU CODE DE DÉONTOLOGIE
    En ce qui concerne ce Code de déontologie, le Corps de Surveillance établi conformément au décret législatif 231/2001 est responsable des tâches suivantes :
    • Répondre aux demandes de clarification concernant le Code de déontologie ;
    • Vérifier l’application et la conformité avec le Code de déontologie par le biais d’activités d’audit ;
    • Surveiller les initiatives de diffusion des connaissances et de compréhension du Code de déontologie ; en particulier : veiller au développement des activités de communication et de formation ; analyser les propositions de révisions des politiques et procédures de l’entreprise ayant des impacts éthiques significatifs ;
    • Recevoir et analyser les rapports de violations du Code de déontologie et gérer l’enquête associée ;
    • Prendre des décisions concernant les violations du Code, identifier les sanctions à appliquer et les communiquer à l’Organe Administratif pour exécution ;
    • Fournir des avis contraignants concernant les révisions des politiques et procédures les plus significatives afin de garantir leur cohérence avec le Code de déontologie.
    À cet effet, le Corps de Surveillance évalue :
    • Les plans de communication et de formation éthiques ;
    • La documentation de planification des activités et du retour d’information préparée par les fonctions responsables de l’entreprise.
    Ces activités sont menées avec le soutien des fonctions concernées de l’entreprise et, en outre, avec un accès libre à tous les documents jugés utiles.

 

  • 3 COMMUNICATION ET FORMATION
    Le Code de déontologie est communiqué à la fois aux parties prenantes internes et externes par le biais d’activités de communication spécifiques.
    Pour garantir la bonne compréhension du Code de déontologie par tous les employés, les entreprises du System Group préparent et mettent en œuvre un plan de formation visant à promouvoir la sensibilisation aux principes et normes éthiques. Les initiatives de formation sont adaptées en fonction du rôle et de la responsabilité des employés ; pour les nouveaux embauchés, un programme d’information spécifique est fourni qui expose le contenu du code auquel ils doivent se conformer.

 

 

  • 4 SIGNALISATION PAR LES PARTIES PRENANTES
    Chaque entreprise du System Group établit des canaux de communication pour chaque partie prenante afin de signaler des préoccupations (par exemple, les unités responsables des relations avec les fournisseurs, le personnel, les clients, etc.).
    Alternativement, toutes les parties prenantes peuvent signaler, par écrit et même de manière anonyme, toute violation ou suspicion de violation du Code de déontologie au Corps de Surveillance, le cas échéant.
    Le Corps de Surveillance examine le rapport et décide d’ouvrir ou non une procédure d’enquête. La décision d’ouvrir ou non une enquête est toujours documentée par écrit.
    En cas d’enquête, le Corps de Surveillance mène l’enquête, entendant potentiellement l’auteur du rapport, la personne responsable de la violation alléguée et recueillant tout témoignage pertinent.
    Le Corps de Surveillance veille à ce que les lanceurs d’alerte soient protégés contre toute forme de représailles, définie comme tout acte pouvant apparaître comme discriminatoire ou punitif (par exemple, pour les fournisseurs : résiliation des relations commerciales, pour les employés : refus de promotion, etc.). De plus, la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte est garantie, sauf si la loi l’exige.

Suite à l’entrée en vigueur du décret législatif 24/2023 et des dispositions légales qu’il contient, un canal de signalement a été activé pour les entreprises répondant aux exigences réglementaires, auquel les parties prenantes peuvent accéder. L’outil de gestion des signalements est disponible à l’adresse suivante : https://systemgroup.segnalazioni.net.

 

  • 5 VIOLATIONS DU CODE DE DÉONTOLOGIE ET SANCTIONS
    Le Corps de Surveillance, après une analyse appropriée des violations alléguées du Code de déontologie, découlant des rapports des parties prenantes et des résultats des procédures d’enquête, détermine si le comportement faisant l’objet du rapport constitue une violation du Code de déontologie.
    Si une violation est identifiée, le Corps de Surveillance informe l’Organe Administratif de l’entreprise des violations et des actions correspondantes, conformément aux règlements en vigueur et au système disciplinaire adopté par l’entreprise.
    Les fonctions responsables de l’entreprise, activées par l’Organe Administratif, appliquent les actions, supervisent leur mise en œuvre et rendent compte de leur résultat au Corps de Surveillance.

 

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